Halaman 07 · ditulis tanpa istilah teknis
Sistem ini bukan satu aplikasi, melainkan lima — dan tiap kelompok orang masuk dengan cara yang berbeda. Staf gudang pakai nama pengguna dan sandi; pembeli dan vendor tidak punya sandi sama sekali. Halaman ini menjelaskan siapa memakai apa, bagaimana mereka membuktikan dirinya, dan kenapa perbedaannya disengaja.
Ini penyebab kebingungan paling sering saat membaca dokumen proyek ini. Sekali dibedakan, sisanya jadi mudah.
Sekelompok aturan dan data yang mengurus satu urusan: katalog, stok, penjualan, pembelian. Tidak terlihat oleh siapa pun. Ia seperti dapur di restoran.
Nama-namanya ditulis huruf besar: INTERNAL, SPAREPART, CUSTOMER, VENDOR, dan AUTH yang mengurus soal masuk.
Layar yang benar-benar dipakai: halaman web atau aplikasi HP. Inilah yang dilihat staf, pembeli, dan vendor. Ia ruang makannya.
Nama-namanya ditulis huruf kecil: ops (aplikasi staf), marketplace, vendor, dan dua aplikasi HP.
Jadi INTERNAL tidak berubah menjadi ops. Keduanya ada sekarang, dan keduanya masih dipakai — mereka cuma berbeda lapisan. Satu dapur bisa melayani dua ruang makan, dan satu ruang makan bisa dilayani dua dapur:
Modul INTERNAL melayani dua aplikasi sekaligus — aplikasi staf di kantor dan aplikasi HP di gudang. Sebaliknya, modul SPAREPART dan CUSTOMER tampil di satu aplikasi yang sama: etalase publik.
Kalau nanti membaca dokumen lain dan menemukan kedua nama itu berdampingan, itu bukan salah tulis.
Kolom paling kanan menjawab pertanyaan "berapa lama saya tidak perlu masuk ulang".
| Aplikasi | Siapa yang memakai | Untuk apa | Cara masuk | Tetap masuk |
|---|---|---|---|---|
| Aplikasi Stafdi komputer kantor | Admin, sales, staf gudang | Katalog, stok, penjualan, faktur, laporan, pemberian akses | nama pengguna + sandiakun dibuat admin | 7 hari |
| Aplikasi HP Gudangdi HP staf | Staf gudang | Hitung stok opname, terima barang masuk | nama pengguna + sandiakun yang sama dengan di kantor | 90 hari |
| Etalase Publiksitus yang dibuka pembeli | Pembeli perorangan & perusahaan | Cari sparepart, lihat harga, pesan, lihat riwayat | Google atau tautan email | 90 hari |
| Aplikasi HP Pelanggandi HP pembeli | Pembeli | Pesan ulang cepat, lacak kiriman | Google atau tautan email | 90 hari |
| Portal Vendorsitus terpisah | Vendor pihak ketiga | Pasang produk & harga, kelola stok, terima pesanan | Google atau tautan email | 90 hari |
Kelimanya duduk di atas satu mesin yang sama. Stok yang dihitung staf gudang lewat HP langsung mengubah angka yang dilihat pembeli di etalase — bukan lewat proses penyalinan data semalam, melainkan karena keduanya membaca sumber yang sama.
Pembaginya bukan aplikasi, melainkan siapa orangnya: orang dalam perusahaan, atau orang luar.
Berlaku untuk admin, sales, dan staf gudang, baik di komputer kantor maupun di HP gudang.
Tidak ada pendaftaran mandiri. Akun staf hanya bisa dibuat admin. Orang dari luar tidak punya jalan apa pun untuk menjadi staf, bahkan kalau ada kesalahan program — karena daftar akun staf dan daftar akun umum memang dua daftar yang terpisah.
Lupa sandi ditangani admin, bukan email otomatis. Sebagian staf gudang memang tidak punya alamat email aktif.
Dua pilihan, keduanya berdiri sendiri: Masuk dengan Google, atau tautan sekali-pakai yang dikirim ke email.
Tidak ada satu pun sandi yang disimpan di sisi ini. Sandi yang tidak pernah dibuat tidak bisa bocor, tidak bisa lupa, dan tidak butuh alur "lupa sandi" — karena tautannya sendiri yang membuktikan bahwa email itu benar miliknya.
Adanya dua pilihan itu disengaja: banyak pembeli perusahaan memakai email kantor yang bukan Google, dan kalau Google sedang bermasalah, jalan kedua tetap terbuka.
Kenapa tidak semua orang pakai Google saja? Jawabannya sinyal, bukan biaya.
Masuk dengan Google menuntut sambungan internet setiap kali sesi diperbarui. Bagian dalam gudang sering tanpa sinyal. Kalau sesi mati di tengah penghitungan stok, pekerjaan berhenti persis pada momen paling merepotkan — dan hitungan yang sudah dilakukan terancam hilang.
Nama pengguna dan sandi diperiksa tanpa perlu menghubungi pihak luar. Karena itulah staf gudang tetap memakainya, dan karena itu pula sesi di HP gudang dibuat panjang.
Perhatikan bahwa kedua jalur bertemu di satu pertanyaan yang sama: apakah orang ini sudah diberi akses?
Ctrl/Cmd + scroll untuk zoom. Drag untuk geser. Klik dua kali untuk fit.
Ini bagian yang paling sering disalahpahami, dan yang paling penting bagi keamanan portal vendor. Siapa pun di dunia boleh membuat akun — itu cuma berarti mereka membuktikan memiliki sebuah alamat email. Akun itu tidak bisa apa-apa sampai admin memberinya akses ke bagian tertentu.
Orang asing memang bisa membuat akun. Tapi akun itu mati sampai diberi akses. Yang dilarang bukan membuat akun — yang dilarang adalah mengangkat diri sendiri menjadi vendor, dan itu tetap mustahil.
Kalau admin mengetik alamat lebih dulu, satu huruf keliru membuat akses diberikan ke alamat yang tidak ada. Orangnya bilang "saya sudah masuk tapi kosong", dan tidak ada yang bisa melihat di mana putusnya. Karena itu urutannya dibalik: orangnya masuk dulu, barulah admin memilih namanya dari daftar akun yang benar-benar ada.
Pembeli lama yang ingin ditautkan ke perusahaannya juga lewat persetujuan admin. Pembeli mencari nama perusahaannya, mengajukan, lalu admin menyetujui.
Sistem tidak pernah menautkan otomatis hanya karena alamat emailnya mirip. Alasannya: alamat email pelanggan di data lama diisi tangan selama bertahun-tahun oleh dua CV — berisi info@, alamat sales-nya sendiri, dan alamat yang sudah mati. Satu salah ketik lama bisa berubah menjadi bocornya riwayat harga dan faktur perusahaan lain.
Sengaja tidak simetris — dan arah ketidaksimetrisannya penting.
| Tindakan | Admin | Sales | Staf gudang | Alasan |
|---|---|---|---|---|
| Memberi akses | boleh | tidak | tidak | Salah memberi tidak bisa ditarik kembali setelah datanya terlihat orang |
| Mencabut akses | boleh | boleh | tidak | Tindakan darurat — tidak boleh menunggu admin kembali dari luar kota |
| Memberi lagi setelah dicabut | boleh | tidak | tidak | Ini pemberian baru, bukan pembatalan pencabutan |
| Menyetujui pengajuan penautan | boleh | tidak | tidak | Menyetujui sama saja dengan memberi akses, cuma lewat pintu lain |
Admin tidak kehilangan apa pun. Yang berubah hanya bahwa sales ikut boleh mencabut — sales tidak menggantikan admin di baris mana pun.
Logikanya: salah mencabut murah dan bisa diperbaiki (admin memberi lagi besok). Salah memberi mahal dan permanen (data yang sudah dilihat tidak bisa dilupakan). Kalau biaya kesalahan dua arah tidak sama besar, izinnya juga tidak boleh sama.
Setiap pencabutan mencatat siapa yang mencabut dan kapan — jadi setahun kemudian pertanyaan "siapa yang mencabut akses vendor itu?" tetap punya jawaban.
Angka-angka di tabel tadi terdengar longgar. Yang membuatnya aman bukan angkanya, melainkan satu sifat lain: hak akses dibaca ulang setiap kali seseorang menekan tombol, bukan disimpan saat ia masuk.
Akibatnya, vendor yang kontraknya diputus siang ini kehilangan akses saat itu juga — bukan menunggu sesinya habis 89 hari lagi. Tanpa sifat itu, sesi 90 hari akan berarti "diputus hari ini, masih bisa membuka portal sampai Desember". Dengan sifat itu, sesi panjang hanya berarti tidak perlu mengetik ulang.
Satu risiko yang tidak dihapus oleh apa pun di atas, dan pemilik perlu tahu.
Sesi staf 7 hari berlaku di aplikasi kantor — layar yang memuat harga modal, pemberian akses, dan daftar pelanggan. Laptop yang hilang atau ditinggal tidak terkunci berarti layar itu terbuka sampai seminggu.
Dua penawar sudah masuk daftar kerja, dan keduanya tidak menuntut memperpendek angkanya: layar mengunci sendiri setelah menganggur beberapa jam, dan tindakan sensitif (memberi akses, menyetujui penautan) meminta sandi diketik ulang sependek apa pun sesinya masih hidup.
Bagian ini ada supaya tidak terlihat seperti kelupaan. Ketiganya sudah ditimbang dan ditunda dengan sadar, masing-masing dengan pemicu yang jelas kapan ia jadi benar.
Yang perlu diputuskan pemilik: tidak ada. Seluruh isi halaman ini sudah dijawab dan dikunci per 7 Agustus 2026. Halaman ini merangkumnya, bukan menanyakannya.